Efektivitas Panitera Pengganti sebagai Petugas Informasi dan Pengaduan | Oleh : Wawan Mulyawan, Lc. (Cakim PA Tais, Peserta PPC III PA Kab. Malang)

Written by hardi on 05 March 2019. Hits: 1577

EFEKTIVITAS PANITERA PENGGANTI SEBAGAI PETUGAS INFORMASI DAN PENGADUAN

Oleh : Wawan Mulyawan, Lc.,

Calon Hakim Pengadilan Agama Tais, Peserta PPC III Pengadilan Agama Kabupaten Malang

NIP. 198901212017121001

informasi 1

Pelayanan Informasi dan Pengaduan Pengadilan Agama Poso.

(dokumentasi foto PA.Poso)

A. PENDAHULUAN

Dalam pandangan sebagian orang, tugas panitera pengganti di pengadilan mungkin hanya terbatas pada, mendampingi hakim dalam persidangan serta mencatat jalannya proses persidangan. Padahal jika kita cermati dan amati lebih jauh, tugas seorang panitera pengganti cukup menentukan dalam sebuah proses persidangan, yang mana dalam hal ini, untuk menghasilkan sebuah putusan yang berkualitas guna memenuhi rasa keadilan bagi para pihak yang beracara di pengadilan. Tanpa adanya peran seorang panitera pengganti dalam sebuah persidangan, akan cukup sulit bagi hakim untuk membuat sebuah pertimbangan dalam putusan pengadilan yang komprehensif. Sebab, di tangan seorang panitera pengganti, peran hakim sangat terbantu oleh peran panitera pengganti untuk menyusun sebuah pertimbangan putusan yang baik.

Berbicara mengenai panitera pengganti, tentunya kita tidak bisa melepaskan penjelasan mengenai tugas pokok dan fungsi dari panitera pengganti, yang mana sebagaimana diketahui, fungsi dari panitera pengganti itu sendiri adalah sebagai berikut :

 Pelaksanaan persiapan penyelenggaraan sidang;

 Pelaksanaan pencatatan proses persidangan;

 Pelaksanaan penyusunan berita acara sidang;

 Pelaksanaan penyatuan berkas perkara secara kronologis / berurutan;

 Pelaksanaan penyimpanan berkas perkara sampai dengan perkara diputus dan diminutasi;

 Pelaksanaan penyampaian berkas perkara yang telah diminutasi kepada Panitera Muda sesuai dengan jenis perkara untuk diteruskan kepada Panitera Muda Hukum, dan juga terdapat tugas - tugas tambahan seperti; Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan.

Dalam hal ini, penulis mencoba untuk menyoroti point terakhir pada tupoksi diatas, yakni pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh pimpinan, terutama tugas yang diberikan oleh pimpinan kepada panitera pengganti sebagai petugas informasi dan pengaduan di lingkungan Pengadilan Agama Kabupaten Malang.

Hampir di seluruh lingkungan peradilan tingkat pertama yang ada dibawah Mahkamah Agung, sebagian panitera pengganti diberikan tugas tambahan sebagai petugas informasi dan pengaduan secara bergiliran setiap harinya. Untuk Pengadilan Agama Kabupaten Malang sendiri, sebagian panitera pengganti diberi tugas sebagai petugas informasi, dimana yang bersangkutan mendapatkan giliran pada hari yang tidak ada jadwal sidang untuk yang bersangkutan.

Selain itu juga, hampir semua panitera pengganti di Pengadilan Agama Kabupaten Malang diberikan tugas sebagai jurusita pengganti, yang mana hal tersebut disebabkan oleh beberapa faktor, diantaranya karena kurangnya tenaga jurusita pengganti yang ada, dan juga faktor luas wilayah yuridiksi Pengadilan Agama Kabupaten Malang serta banyaknya perkara yang masuk. Hal tersebut menyebabkan beban kerja jurusita pengganti yang sangat besar, sehingga untuk mengatasinya, maka sebagian panitera pengganti diberikan tugas sebagai jurusita pengganti.

B. PERMASALAHAN

Berdasarkan realita yang ada, perlu kiranya ditinjau kembali mengenai Efektivitas panitera pengganti sebagai petugas informasi dan pengaduan, sehingga dalam hal ini, penulis merumuskan sebuah masalah mengenai hal tersebut, yakni : seberapa efektifkah panitera pengganti dalam menjalankan tugas sebagai petugas informasi dan pengaduan?

C. PEMBAHASAN

Sebelum kita menuju pada pokok bahasan, perlu kiranya kita mengingat kembali mengenai apa yang dimaksud dengan Efektivitas itu sendiri. Sebagaimana kita ketahui, kata Efektivitas diambil dari suku kata efektif, yang artinya, apabila kita merujuk pada Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), efektif mempunyai beragam makna, diantaranya seperti : ada efeknya (akibatnya, pengaruhnya, kesannya), manjur atau mujarab (tentang obat), dapat membawa hasil; berhasil guna (tentang usaha, tindakan), ataupun dapat diartikan sebagai mulai berlaku (tentang undang-undang, peraturan).

Jadi, dapat diartikan bahwa, Efektivitas adalah merupakan suatu keaktifan, daya guna, adanya kesesuaian dalam suatu kegiatan orang yang melaksanakan tugas dengan sasaran yang dituju. Efektivitas pada dasarnya menunjukkan pada taraf tercapainya hasil, sering atau senantiasa dikaitkan dengan pengertian efisien, meskipun sebenarnya ada perbedaan diantara keduanya. Efektivitas menekankan pada hasil yang dicapai, sedangkan efisiensi lebih melihat pada bagaiman cara mencapai hasil yang dicapai itu dengan membandingkan antara input dan outputnya.

Efektivitas tidak sama dengan efisiensi, karena memang keduanya memiliki arti yang berbeda, meskipun dalam berbagai penggunaan kata efisiensi sering dilekatkan dengan kata efektivitas. Efisiensi sendiri memiliki makna perbandingan antara biaya dan hasil, sedangkan efektivitas secara langsung dihubungkan dengan pencapaian dari tujuan yang dicapai. Efektivitas itu sendiri memiliki tiga tingkatan, antara lain :

 Efektivitas Individu, yang didasarkan pada pandangan dari segi individu yang menekankan pada hasil karya karyawan atau anggota dari organisasi;

 Efektivitas kelompok, yakni adanya pandangan bahwa pada kenyataannya individu saling bekerja sama dalam kelompok. Jadi efektivitas kelompok merupakan Jumlah kontribusi dari semua anggota kelompoknya;

 Efektivitas Organisasi, yang terdiri dari efektivitas individu dan kelompok.

Melalui pengaruh sinergitas, organisasi mampu mendapatkan hasil karya yang lebih tinggi tingkatannya daripada jumlah hasil karya tiap-tiap bagiannya.

Dalam hal judul yang dibahas oleh penulis, tentunya sangat berkaitan erat dengan efektivitas organisasi, yang mana efektivitas dalam suatu kegiatan organisasi, dapat dirumuskan sebagai tingkat realisasi sasaran, yang menunjukkan sejauh mana sasaran tersebut telah dicapai.

Terdapat beberapa kriteria dalam penilaian efektivitas menurut Gibson, diantaranya :

 Kejelasan tujuan yang hendak dicapai;

 Kejelasan strategi pencapaian tujuan;

 Proses analisis dan perumusan kebijaksanaan yang mantap;

 Perencanaan yang matang;

 Penyusunan program yang tepat;

 Tersedianya sarana dan prasarana;

 Sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik.

Dalam hal ini, penulis mencoba melakukan analisa mengenai efektivitas Panitera Pengganti sebagai Petugas Informasi dan Pengaduan di lingkungan Pengadilan Agama Kabupaten Malang, dengan menggunakan teori efektivitas yang telah dijelaskan diatas, melalui kriteria penilaian efektivitas.

Pertama, mengenai kejelasan tujuan yang hendak dicapai. Tujuan dari diberdayakannya Panitera Pengganti sebagai Petugas Informasi dan Pengaduan di Pengadilan Agama Kabupaten Malang itu sendiri, adalah guna tersedianya informasi seputar Pengadilan Agama Kabupaten Malang yang akurat, transparan dan akuntabel, baik itu informasi yang bersifat terbuka (wajib tersedia dan diumumkan secara berkala, wajib diumumkan secara serta-merta, dan juga wajib tersedia setiap saat) maupun informasi yang bersifat dikecualikan.

Berdasarkan pengamatan penulis, tujuan yang ingin dicapai dengan diberdayakannya Panitera Pengganti sebagai Petugas Informasi dan Pengaduan di lingkungan Pengadilan Agama Kabupaten Malang sudah sangat jelas, dikarenakan Panitera Pengganti yang diberi tugas tersebut, rata-rata merupakan lulusan pascasarjana yang memiliki kompetensi yang tidak diragukan, sehingga diharapkan dapat mewujudkan tujuan yang ingin dicapai, yakni tersedianya informasi yang akuntabel dan transaparan.

Kedua, mengenai kejelasan strategi pencapaian tujuan. Sebagaimana dijelaskan pada pendahuluan, bahwasanya di lingkungan Pengadilan Agama Kabupaten Malang, selain menjalankan tugas utama sebagai Panitera Pengganti dalam hal membantu Hakim dalam persidangan, juga dalam hal ini, diberikan tugas tambahan sebagai Jurusita Pengganti, yang mana hal tersebut dikarenakan jumlah Jurusita Pengganti yang tidak seimbang dengan banyaknya jumlah perkara yang masuk, juga karena luasnya wilayah yuridiksi Pengadilan Agama Kabupaten Malang8. Secara normatif, bisa kita bayangkan, betapa banyaknya beban kerja yang diemban oleh seorang Panitera Pengganti di lingkungan Pengadilan Agama Kabupaten Malang, karena selain menjalankan tugas utamanya dalam membantu Hakim, seperti mempersiapkan persidangan sampai dengan minutasi, mereka juga diberi tugas untuk menjadi Jurusita Pengganti yang bertugas menjalankan tugas kejurusitaan seperti, mengantarkan relaas panggilan maupun pemberitahuan dan lain sebagainya.

Namun demikian, pada saat sekarang ini, Panitera Pengganti telah dibekali dengan aplikasi pendukung seperti SIPP dan aplikasi pendukung lainnya, sehingga dapat mempermudah Panitera Pengganti dalam menjalankan tugasnya, begi juga dalam menjalankan tugasnya sebagai Jurusita Pengganti, disamping juga, di Pengadilan Agama Kabupaten Malang sendiri, dibantu oleh Tenaga Kontrak / PPNPN sehingga semakin mempermudah Panitera Pengganti dalam menjalankan tugasnya, baik dalam hal tugas utamanya, maupun tugas sebagai Jurusita Pengganti.

Kemudian dalam hal tugas Panitera Pengganti sebagai Petugas Informasi dan Pengaduan, Pengadilan Agama Kabupaten Malang menerapkan strategi dengan cara, memberikan tugas pada hari dimana Panitera Pengganti yang bersangkutan tidak mendapatkan jadwal sidang maupun jadwal sebagai Jurusita Pengganti, misalkan yang bersangkutan mendapatkan jadwal sidang pada hari Senin, maka pada hari Selasa sebagai Petugas Informasi dan Pengaduan, sedangkan pada hari Rabu dan Kamis, bertugas sebagai Jurusita Pengganti, sehingga dalam satu minggu, yang bersangkutan mendapatkan jadwal, satu hari sebagai Panitera Pengganti (dalam persidangan), satu hari sebagai Petugas Informasi dan Pengaduan, dan dua hari sebagai Jurusita Pengganti, dan dalam pengamatan penulis, strategi tersebut sudah berjalan dengan baik.

Ketiga, yakni proses analisis dan perumusan kebijaksanaan yang mantap, yang sudah barangtentu, dalam menjalankan strategi ini, terlebih dahulu dilakukan proses analisis yang matang, hal ini dibuktikan dengan adanya beberapa rapat koordinasi dan musyawarah yang sudahdilaksanakan di lingkungan Pengadilan Agama Kabupaten Malang sehingga melahirkan perumusan kebijakan yang tepat guna, dan menurut penelitian enulis, hal tersebut sudah terdokumentasi dengan lengkap (bisa dilihat di Arsip Kesekretariatan dan Kepaniteraan Pengadilan Agama Kabupaten Malang).

Keempat, adanya perencanaan yang matang, yang mana setelah adanya analisis dan perumusan masalah, dalam rapat koordinasi dan musyawarah juga dilakukan perencanan terkait program yang akan dilaksanakan, dalam hal ini bisa kita lihat dengan adanya SK Ketua Pengadilan Mengenai Susunan Struktur Organisasi PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi), yang mana termasuk didalamnya nama-nama Petugas Informasi, kemudian juga dengan adanya Jadwal Petugas Informasi dengan strategi yang sudah dijelaskan pada point kedua diatas.

Kelima, adanya penyusunan program yang tepat, yang mana dalam hal pelayanan informasi dan pengaduan, sejauh pengamatan penulis, di Pengadilan Agama Kabupaten Malang sendiri terdapat program yang terstruktur dan tepat guna, misalnya dengan menyediakan produk layanan informasi, meliputi :

 Informasi Profil dan Pelayanan Dasar Pengadilan.

 Informasi Berkaitan dengan Hak Masyarakat.

 Informasi Program Kerja, Kegiatan, Keuangan dan Kinerja Pengadilan.

 Informasi tentang Perkara dan Persidangan.

 Informasi tentang Pengawasan dan Pendispilinan.

 Informasi tentang Organisasi, Administrasi, Kepegawaian dan Keuangan.

 Informasi Program Pelayanan Pengaduan.

Keenam, tersedianya sarana dan prasarana, yang sudah barangtentu, hal tersebut merupakan hal yang sangat penting untuk menunjang kinerja Petugas Informasi, dan untuk Pengadilan Agama Kabupaten Malang sendiri, terdapat sarana dan prasarana yang cukup lengkap, seperti perangkat komputer, brosur, formulir, serta adanya aplikasi layanan informasi, yang mana hal tersebut tentunya sangat membantu Petugas Informasi di Pengadilan Agama Kabupaten Malang, sehingga meskipun tugas utamanya sebagai Panitera Pengganti, dengan adanya fasilitas penunjang tersebut, yang bersangkutan masih bisa menjalankan tugas sebagai Petugas Informasi secara efektif sejauh ini.

Ketujuh, sistem pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik, yang dalam kapasitasnya sebagai Petugas Informasi dan Pengaduan, tidak lepas dari pengawasan Pengelola Informasi (Panitera Muda Permohonan, Panitera Muda Gugatan, Panitera Muda Hukum, dan Sekretaris Pengadilan), disamping itu juga dalam Pengawasan Pejabat PPID (Panitera Pengadilan). Hal ini dibuktikan dengan adanya sistem pelaporan harian oleh setiap Petugas Informasi dan juga koordinasi yang dilakukan dengan Pengelola Informasi dalam hal permintaan informasi tertentu, juga dengan adanya rekapitulasi bulanan dalam hal pelayanan informasi, yang mana selain dilaporkan secara internal di lingkungan Pengadilan Agama Kabupaten Malang, juga dilaporkan kepada Pengadilan Tinggi Agama Surabaya dan Direktorat Jenderal Badan Peradilan Agama Mahkamah Agung RI. Dengan adanya pelaporan yang transparan dan akuntabel tersebut, membuktikan bahwa adanya pengawasan dan pengendalian secara berkala dan sistematis.

Namun demikian, pemberdayaan Panitera Pengganti sebagai Petugas Informasi bukan tanpa kendala, tentunya dalam hal ini, terdapat kendala yang ditemui oleh Panitera Pengganti yang diberikan tugas sebagai Petugas Informasi, akan tetapi, kendala yang ada hanya berupa kendala teknis saja, seperti permohonan yang terkadang kurang jelas dari pemohon informasi, aplikasi pendukung yang belum disempurnakan, sehingga terkadang membuat Petugas Informasi bekerja dua kali dalam membuat laporan pelayanan informasi, karena selain menulis formulir secara manual, petugas juga harus menginput ulang kedalam aplikasi pendukung, sehingga dirasa kurang efisien, dan lain sebagainya.

Walaupun demikian, secara keseluruhan tidak begitu mempengaruhi kinerja dalam memberikan pelayanan informasi dan pengaduan.

informasi 2

Pelayanan Informasi dan Pengaduan Pengadilan Agama Poso.

(dokumentasi foto PA.Poso)

D. PENUTUPAN

1. Kesimpulan

Dari pemaparan diatas, bahwasannya melihat dari makna efektivitas itu sendiri, yakni pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan, maka, dalam hal Panitera Pengganti sebagai Petugas Informasi dan Pengaduan, sejauh ini cukup efektif, karena tujuan tersedianya informasi yang transparan dan akuntabel dapat dicapai dengan cukup baik, tanpa menggangu tugas utama sebagai Panitera Pengganti.

2. Saran

Disini, penulis hanya memberikan saran secara teknis saja, karena sejauh ini, pelayanan informasi yang ada sudah cukup efektif, yakni dengan penyempurnaan aplikasi pendukung untuk lebih menunjang kinerja Petugas Informasi, sehingga lebih mempermudah dalam memberikan pelayanan informasi dan pengaduan, dan nantinya Petugas Informasi tidak perlu bekerja dua kali dalam membuat laporan pelayanan informasi.